不動産売却に必要な書類まとめ

最終更新日：2024/2/27

 

はじめに

　不動産の購入時や売却時などの取引時や各種申請時には、様々な書類が必要になります。今回は不動産の取引時に必要な書類について解説していきたいと思います。

1.  不動産売却に必要な書類とは？

　不動産売却に必要な書類の種類と内容について解説します。この書類には売主や買主が用意する書類、不動産に関連する書類に分けられます。

（１）売主に関連する書類

　ここでは売主が不動産を売却する際に必要な書類についてまとめています。

本人確認書類      

　不動産売却において契約締結の権限を持つ本人に間違いないか？を確認するために必要です。運転免許証、パスポート、健康保険証、顔写真付きのマイナンバーカードなどが代表的です。売却物件が共有名義の場合、共有者全員分が必要です。

 

　購入時には住宅ローンを利用する場合は勤続年数などがわかる保険証が必要になります。

 

実印・印鑑証明書             

　まず、売買契約書には署名と捺印が必要であり、この際に実印を使います。ただし、実際には契約書に実印を使わなければならないという決まりはなく、認印でも使用可能です。契約書に使用する印鑑にはルールがないため認印でも構いませんが、不動産売却では暗黙の了解として実印を求められることのほうが多いでしょう。

　登記原因証明情報及び委任状（司法書士が作成したものに署名捺印）委任状は実印での押印となります。間違えが無いように両方とも実印で押印するのが一般的ではないかと思います。

 

印鑑登録証明書

　実印を使用するためには、その効力を証明できる印鑑登録証明書が必要です。印鑑登録証明書は市区町村の役場やコンビニ、スーパーなどでも発行できます。印鑑登録証明書の自動交付昨日がついた端末があるなら、そこで発行が可能です。

 

　住民票と同様に、印鑑登録証明書も発行から3ヶ月以内のものを用意しなければなりません。有効期限の定めがあるため、取得する時期には注意が必要です。

 

登記済証（権利証）または登記識別情報

　不動産を購入する際には、所有権の保存登記を行います。これによって登記簿上の所有者が自分であると第三者に証明できるようになり、この際に受け取る書類が土地建物登記済証、いわゆる権利証または登記識別情報などです。

 

　権利証か登記識別情報通知かは、不動産登記を行った時期によって異なります。平成17年3月6日までの取引では、不動産登記を行うと権利証が発行されます。それ以降に不動産登記をしている場合は、登記識別情報通知を受け取っているはずなので、それぞれ確認しておきましょう。

 

　権利証や登記識別情報通知は紛失すると再発行ができません。もし紛失してしまった場合は、次の方法で本人確認情報を作成してもらい、これによって権利証などの代用とします。

・司法書士による本人確認情報の提供

・登記官による事前通知制度を利用

・公証人による認証の提供

紛失時の対応では余計な手続きが必要となり、さらに10万円近くの費用がかかる場合もあるため注意しなければなりません。

 

住民票（あるいは住民票の除票・戸籍の附票）          

　住民票は、登記上の住所と現住所が異なる場合に必要です。また、住所を登録している市区町村の役場で発行できる住民票は、期限が発行から3ヶ月以内のものとされている点に注意が必要です。住民票の発行自体は比較的すぐにできるため、必要になるぎりぎりまで取得を待って問題ないでしょう。

 

固定資産税納税通知書・納税通知書       

固定資産評価証明書          

　固定資産証明書は、土地や建物などの固定資産の評価額を証明する書類です。固定資産証明書を見ると、不動産の価値の目安が分かり、その金額をもとに固定資産税を計算することができます。
　固定資産税は「固定資産評価額」を基準に課税されます。固定資産証明書は、固定資産課税台帳の「固定資産評価額」を転記し、市区町村がその年の固定資産評価額を証明したものなのです。

　固定資産証明書は、固定資産税や相続税、贈与税、登録免許税などの税金を計算する際に必要となります。

　同じような書類に、納税通知書があります。売却時には固定資産税や都市計画税の納税通知書も必ずではないですが、必要です。固定資産税はすべての不動産に課税されますが、都市計画税の有無はエリアによって異なります。そのため、そもそも都市計画税が課税されないエリアの不動産なら、売却時には固定資産税の納税通知書のみで構いません。

 

　各種納税通知書は、毎年1月1日時点で不動産の所有者となっている人に送られる書類のため、送付されたものを保管しておきましょう。もし紛失してしまった場合は、最寄りの市区町村の役場に確認しましょう。申請して再発行の依頼等を行う必要があります。

 

 

住宅ローン残高証明書またはローン返済予定表、ローンの償還表

　住宅ローン返済中であれば必要ですので用意しておいてください。ローン残債と毎月の返済額がわかる残高証明書や償還表です。ローン残高証明書が手元になければ、返済している金融機関が発行してもらえます。

 

　また住宅ローンを利用して担保権が付いている場合は、担保権の抹消書類一式が必要です。なお、担保権抹消書類は、決済の終了後にローン返済先の金融機関から交付されます。

 

（２）不動産に関連する書類

　ここでは、不動産に関連する書類について解説します。

登記事項証明書（登記簿謄本）

　「登記事項証明書」は、特定の事柄や情報が正確であることを確認するための公的な書類の一つです。一般的には、個人や法人の登録情報に関する証明書であり、様々な目的で利用されます。通常は法務局などの公的な機関で発行されますが、物件によっては稀に発行されない場合があります。登記されていないのです。このような場合は登記をする必要があります。不動産登記簿には、土地についての情報を記録する「土地登記簿」と、建物についての情報を記録する「建物登記簿」があります。

全部事項証明書（登記簿謄本）について｜お役立ちコラム｜東京中古一戸建てナビ (chukokodate.com)

 

確定測量図・境界確認書   

　一戸建てや土地を売却する際に必要となる書類です。なお、隣地との境界が確定していない場合、原則としては売却前に境界を確定しておく必要があります。

　一戸建ての住宅を売る場合には、同時に土地も売却することが多いです。土地と建物を一緒に売る場合でも、土地の売却と同様に土地測量図・境界確認書も用意しておきましょう。もし建物の権利のみ売却する場合は、これらの書類は不要です。

 

　ただし、土地と建物の所有者が違うというのはしっかりとルールを定めていればよいですが、トラブルが付きまといます。土地と建物はまとめて買いたいと考える買主が多いため、現実的には建物の権利のみの売却は難しく、基本的には土地と建物はセットで売却する場合がほとんどであることは頭に入れておきましょう。

　こちらの書類も法務局で取得できます。

 

間取り図・設計図書          

　一戸建ての住宅の場合は、建築基準法などに則っているかを確認する書類として、建築設計図書や工事記録書が作成されます。これがあると住宅の安全性はもちろん、法律を守って建築されているかどうかがわかるため、買主に安心感を与えて売却しやすくなるでしょう。リフォームを行う際も、詳しい図面があるほど、計画の精度が上がります。

　

 

建築確認済証および検査済証          

　一戸建てを購入した際には、建築確認済証や検査済証を受け取っており、これらは売却時にも必要です。これらの書類は、一戸建ての住宅が建築基準法を守って建てられていることを証明する書類です。建築確認証が発行された後に検査を行い、適合と判断されると、検査済証が発行されます。

 

　これらの書類は紛失すると再発行ができないため、なくさないように保管しておきましょう。万が一紛失してしまった場合は、市区町村の役場にて取得できる建築計画概要書と確認台帳記載事項証明書を代用します。

 

　建築計画概要書は無料で閲覧きます。台帳記載事項証明書は1通400円で発行できますが、申請してから受け渡しまで少し時間がかかるため、注意しましょう。

 

　また、これらの書類に加えて建築設計図書や工事記録書等があると、物件の信頼度はさらに高くなります。買主にも安心して購入してもらうことができ、売却時の交渉もスムーズに進めやすいです。建築設計図書や工事記録書等も不動産購入時に取得している書類のため、無くさないようにしましょう。

 

 

 

 

地盤調査報告書   

　地盤の強度について調査した結果をまとめた書類です。

　土地を売却する場合に、過去に地盤調査を実施していれば、保管している書類を提出しましょう。

　地盤調査や補強が実質的に義務付けられたのは2000年となりますので、それ以前の物件には存在しないことの方が多くなります。また、購入後地盤調査をすることは可能ですし、地盤調査を依頼される方もおられます。しかし、地盤補強が必要な際は既に建物が建っている場合コストが高額になってしまいますので、注意が必要です。

 

耐震診断報告書   

　住宅の耐震診断をすると、耐震診断報告書がもらえます。この書類があることで、その建物にどれくらいの耐震性能があるのかがわかり、建物の安全性や倒壊リスクの小ささなどが証明できます。

 

　買主により安心して購入してもらうためにはあるとよい書類であり、耐震診断を受けている場合はこの書類も売却時に提示しましょう。

 

 

アスベスト使用調査報告書             

　アスベストの検査をした際には、アスベスト使用調査報告書が受け取れます。これは住宅にアスベストが使用されているか、使われている場合はどれくらいの量なのかといったことを記した書類です。

 

　住宅に安全性を求める買主は多く、特に健康意識の高い人はアスベストの使用状況を気にすることもあるでしょう。調査報告書があることで、住宅の安全性や健康への影響などを説明でき、買主により安心感を与えられます。

 

住宅性能評価書   

　住宅の性能を客観的な視点で評価した書類です。必須書類でないですが、買主にとって物件選びの決め手となります。

 

購入時の売買契約書や重要事項説明書          

　物件取得時の売買契約書と不動産会社から受け取った重要事項説明書も用意しておいてください。必須書類ではありませんが、重要事項説明書は、買主に説明すべき物件状況などが含まれている場合もあるため、用意しておいた方が良い書類です。

 

購入時のパンフレット    

　もし、購入時の間取り図・パンフレット・広告があれば、手元に用意しておいてください。詳細が設定図書となりますので、必須ではありません。

 

付帯設備・物件状況確認書

　付帯設備・物件状況確認書にチェックもしくは記入して買主に提出します。不動産会社が雛形を用意していますので、そちらに記入します。

 

　住宅設備等の不具合等があれば、正直に記載してください。なぜなら、売主が知っていて告知しなかった瑕疵(不具合)を買主が発見すると責任を免れることができません。中古の場合は、現状有姿での引き渡しがほとんですから、隠していても何のメリットもありません。

 

 

2. 不動産売却に必要な書類を取得するための手続き 

　不動産売却に必要な書類を取得するための手続きについて詳しく解説します。 　例えば、登記簿謄本や土地測量図の取得方法などを説明します。

　売却時に必要な書類は必ずあるもの、ないもの、代わりになるものがあるものなどがあります。

 

すでにあるはずの書類

本人確認書類

実印・印鑑証明書            

住民票（あるいは住民票の除票・戸籍の附票）

登記済証（権利証）または登記識別情報    

 

 

固定資産税納税通知書   

　納税通知書に関しては自宅に毎年送られてきますので、すでにある書類になります。納税通知書は再発行できないのでその場合は固定資産評価証明書を取得する必要があります。取得方法は役所に確認しましょう。

 

住宅ローン残高証明書またはローン返済予定表       

　不動産業者に売却を依頼しる場合は、住宅ローンの返済がある不動産を売却する場合は、ローン償還表を提出しましょう。これはローン返済予定表や残高証明書など言い方はまちまちですが、例えばローンの残債がある場合、売却金額に応じては自己資金が必要になるケースもでてきます。物件の売買代金がローンの完済に届かない場合です。万が一資金ショートした場合、最悪の場合ローンが完済できずに違約金を支払わなければならないことも考えられます。銀行から送られてきます、無い場合などは現在住宅ローンを借りている銀行に問い合わせてみましょう。

 

確定測量図・境界確認書    

　測量図は法務局で取得することができます。また、対象物件に住んでいる感に隣地と境界に対して取り決めをした場合などは、新所有者に引き継ぐ必要があります。その書類が「境界確認書」になります。必ずあるわけではないですが、あった場合は必ず引継ぎする必要があり、紛争に発展することも考えられるので注意しましょう。

 

建物図面

　建物図面も法務局で取得することができます。建物図面は建物と敷地との位置関係を示し、建物の大きさと形を確認できる図面になります。

　取得できない場合も多々あります。例えば、1965年（昭和40年）以前は、登記を行う際に、建物図面・各階平面図を作成する必要がありませんでした。そのため、登記を行っていても建物図面・各階平面図は存在しません。

 

 

なければ準備することができない書類

　下記の書類は売主が持っていない場合は用意することができません。（もしかしたら、施工した業者や売主が保管している場合が存在します。）買主目線でどれもあった方が良い書類なので、用意しておきましょう。また、元々発行していないケースも考えられますので、そのあたりは注意して確認しながら保管していそうなとこを確認して集めて頂ければと思います。

・間取り図・設計図書

・建築確認済証および検査済証          

・地盤調査報告書    

・耐震診断報告書   

・アスベスト使用調査報告書           

　アスベスト使用調査報告書とは、石綿（アスベスト）建築物等を解体し、改造し、または補修する作業を伴う建設工事の元請業者又は自主施工者は当該建築物等に石綿含有建材の使用の有無について調査する必要があります。その調査の報告書がアスベスト使用調査報告書になります。
　以下条件に該当する場合は、当該調査の結果を都道府県または大防法政令市に報告する必要があります。
①建築物を解体する作業を伴う建設工事※1であって、当該作業の対象となる床面積の合計が80㎡以上であるもの
②建築物を改造し、又は補修する作業を伴う建設工事※1であって、当該作業の請負代金の合計額※2が100万円以上であるもの
③工作物を解体し、改造し、又は補修する作業を伴う建設工事※1であって、当該作業の請負代金の合計金※2が100万円以上であるもの
　※1　解体、改造、又は補修の工事を同一の者が二以上の契約に分割して請け負う場合においては、これを一の契約で請け負ったものとみなします。
　※2　請負代金の合計額は、材料費も含めた作業全体の請負代金の額をいい、事前調査の費用は含みませんが、消費税を含みます。また、請負契約が発生していない場合でも、請負人に施工させた場合の適正な請負代金相当額で判断します。

ない場合は、契約後、引き渡し後に自ら依頼する必要があります。

 

・住宅性能評価書    

　住宅性能評価も再発行することはできません。住宅性能評価は2000年にスタートしていますので、それ以前の物件にはございません。また、2000年以降の発行割合も令和3年度の実績についても、新設住宅着工戸数に対する設計住宅性能評価書の交付割合は、28.2％となっており、発行されている可能性は3割に満たないものになります。

＜評価書交付割合＞
【設計】:28.2％（新設住宅着工戸数865,909戸）

・購入時の売買契約書や重要事項説明書    

・購入時のパンフレット    

　購入時の売買契約書や重要事項説明書のパンフレットはあればいいですが、無い場合はしょうがないで大丈夫です。

 

３．不動産売却に必要な書類を整理するポイント 

　不動産売却に必要な書類を整理する際に注意すべきポイントについて解説します。 

　ここは性能向上リノベーションを行う前提でリフォーム業者の目線でお答えさせて頂きます。

・地積測量図

　増築などを行う場合は必要になります。基本的にはある物件が多いですし、無い物件は増築できない（しにくい）物件となります。

 

・間取り図・設計図書

　以外に詳細図面（設計図書）が用意されていない物件は多くあります。

 

また図面の種類も様々です。

案内図、全体配置図           建物の住所や位置を示す図面(地図)です。周りの道路などとの位置関係や地盤状態を明記します。

配置図    建物の敷地の状態や敷地のどこに建物が配置されているか表す図面です。

平面図    建物の各階を真上から見た間取り図です。

断面図    建物を断面から切断し内側を真横から見る図面です。最低でも長辺、短辺の2方向のものを制作します。

立面図    建物の外観を東西南北から見た図面です。

屋根伏図              屋根を上から平面的に見た図面です。

展開図    各部屋の中央部分から四方の壁を見る図面で、各部屋の天井の高さ、窓の位置、ドアの位置、家具の位置などを確認することができます。

天井伏図              天井を下から見上げた図面で天井の位置、天井にはどの材料が使われているかなどを表す図面です。

求積図    敷地求積図、建築面積求積図、床面積求積図があり、敷地や建物の面積を求める際に使われる図面です。

矩計図（かなばかりず）    建物の地盤の位置や床・軒・窓の高さなど高さ関係全般を示す断面詳細図です。「くけいず」と読まれることもあります。

階段詳細図           階段の納まりを詳細に表す図面です。

平面詳細図           平面図をより詳細にし各部屋の仕様や窓、入口の寸法などを表す図面です。

建具表    建具とはドアや窓のことをいい、建物のすべての建具の種類、形状、サイズ、ガラスが入る場合はその種別を表す図面です。

雑詳細図              外壁や家具など建物のディティール部分の構造を表す図面です。建築設計の最終フェーズで書かれる傾向にあります。

などリフォーム内容や状況にもよりますが、あればうれしいです。

 

建築確認済証および検査済証あれば

　築年数に応じてある場合とない場合がありますが、増築を考えた場合には必要になります。また購入してリフォーム（リノベーション）を検討されている方で増築も視野に考えられている方は最低でも確認済証は必要になります。検査済証まであることが望ましいです。

 

地盤調査報告書あれば

　地盤補強工事はリフォームで行う事は現実問題としてできません。ですので、地盤調査報告書などがあればよいと思います。基本的にはないことが多い書類にはなります。

 

耐震診断報告書あれば

　耐震診断を行った場合に発行されます。ケースバイケースですが、性能向上リノベーションを行う場合には参考になります。耐震補強を行わない場合は2000年以前の建物だった場合一応アピールポイントになるといったものになります。

 

住宅性能評価書あれば

　購入物件の検討をする上でおリフォームする上でもあった方が良いです。

 

購入時の売買契約書や重要事項説明書

　物件調査には時間も労力も必要になりますので、業者目線では売契や重説はお預かりできると大変助かります。

　購入検討者の方の質問にも答えやすくなります。

 

購入時のパンフレット

　当時のものになるので、意外に変更があったりするケースがあります。例えば駅までの時間（距離）などです。マンションとは違い一戸建ての場合だとパンフレットがあるケースは稀ですが、その時代のニーズがわかり面白いと思います。同時にセールスポイントになると思います。

 

４．不動産売却に必要な書類を収集するためのスケジュール 　

　不動産売却に必要な書類を収集するためのスケジュールを立てる方法について解説します。

・例えば、書類を収集する期間や、どの書類から収集を始めるかについて説明します。

売却前の準備

　ここまで説明してきた書類含めてすべて不動産会社に売却を依頼するならまとめて渡してあげるのがよいでしょう。但し、何社かに渡す場合は、書類が紛失するなどのトラブルが起こる可能性がありますので、一旦自分でコピーをしてしまい整理して不動産会社に渡すのが望ましいです。最近では携帯電話のカメラの性能も向上していますので、写真を撮ってもらうのも一つの手です。正式に媒介契約を結んだ際に渡してあげるのも良いでしょう。

　本人確認は大前提必要として、その他の書類はない状態であれば大前提ない旨を伝えて順次用意していけばよいですが、確定測量図・境界確認書に関して、土地の測量、境界については最初にはっきりとさせておく必要があります。地積更正登記や境界の立会まで含めると、1年以上かかるケースもありますので、注意が必要になります。急いでいる場合なくても売却はできますが、足元を見られた売買になってしまいます。

 

不動産の決算・引き渡しの手続きに必要な書類

・実印

・印鑑証明書

・本人確認書類

・登記済証（権利証）または登記識別情報

・固定資産評価証明書

・預金通帳など銀行口座書類

預金通帳などは、買主側に間違いなく振込先を伝え、また決済完了後に、口座に売却代金が振り込まれたことを確認するために必要です。

 

不動産の買主に引き継ぐ書類など

・売却不動産の鍵一式（複製した物も含む）

・確定測量図

・境界確認書・越境の覚書

・建築確認済証・検査済証

・戸建てやマンション購入時のパンフレット

・間取り図

・マンション管理規約・使用細則・維持費等の書類

・地盤調査報告書

・耐震診断報告書

・アスベスト使用調査報告書

・住宅性能評価書

など

 

　その他、不動産の鍵は、複製した物も含め、玄関、物置、勝手口などの全ての鍵を買主に引き渡します。

　不動産に関する書類は、所有・保管しているものを買主に引き継ぎします。

 

本来はこれらの書類も金額がついてもいいような価値のあるものになります。売却する際や自分が購入する際はなるべくこれらの書類について調査すること、調査してもらう事をお願いする必要があります。不動産会社のレベルによってはこれらの書類は必要最低限しか渡さない業者もおりますので注意しましょう。

 

５．まとめ 　

　本記事では、不動産売却に必要な書類について解説し、それぞれの書類の説明や、取得方法などを紹介しました。不動産売却を検討している方は、本記事を参考に、スムーズな売却を進めてください。また、購入の検討を始められた方もこのような書類があるのかと思っていただけたのではないでしょうか。

　不動産会社に売却を依頼する場合は一部の書類を除き売買に必要な書類は集めてもらえますし、売却に必要な書類はあった方が解説通りで何かしらの理由によってよいという程度になりますので、心配はないですが、次の世代に引き継いであげた方が良い書類が多いのも事実です。

　また、将来的に売却が必要になる場合もあると思いますので、これから購入を検討している方も是非参考にしてみてください。

　

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